MVO-verslaggeving voor MKB: vrijwillig beginnen voor de verplichting

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is voor veel MKB-bedrijven al jaren een thema, maar een formeel duurzaamheidsverslag was tot voor kort voorbehouden aan grote ondernemingen. Nu de CSRD-wetgeving en de eisen van grote afnemers steeds verder reiken, is het voor het MKB verstandig om nu al vrijwillig te beginnen met MVO-verslaggeving, ruim voordat een wettelijke verplichting van toepassing is. In dit artikel leest u waarom dat slim is en hoe u dat aanpakt.

Waarom vrijwillig starten met MVO-verslaggeving?

Het vrijwillig publiceren van een duurzaamheidsverslag of MVO-verslag heeft voor het MKB meerdere voordelen die los staan van de wettelijke verplichting.

Ketenverantwoording: Grote bedrijven die onder de CSRD vallen, zijn verplicht om hun Scope 3-emissies te rapporteren en moeten aantonen hoe zij duurzaamheidsrisicos in hun keten beheersen. Ze vragen hun leveranciers, het MKB dus, steeds vaker om concrete data en soms om een formeel verslag. Wie al rapporteert, is beter gepositioneerd als betrouwbare partner.

Financieringsvoordelen: Banken en investeerders gebruiken ESG-data steeds vaker als onderdeel van hun kredietbeoordeling. Een goed gedocumenteerde MVO-strategie en een transparant verslag versterken uw kredietprofiel en kunnen toegang geven tot gunstigere financieringsvoorwaarden of groene leningen met een lagere rente.

Talent en reputatie: Jonge professionals kiezen steeds bewuster voor werkgevers met een duidelijke duurzaamheidsvisie. Een transparant MVO-verslag is tevens een krachtig communicatiemiddel richting klanten, gemeentelijke stakeholders en andere geinteresseerde partijen in uw omgeving.

Leerervaringen voor de verplichte rapportage: De VSME-standaard zal voor een groeiende groep MKB-bedrijven de de facto standaard worden naarmate afnemers en financiers hier formeel om vragen. Door nu al te oefenen, bent u beter voorbereid en vermijdt u een dure inhaalslag op het laatste moment.

Welke standaarden kunt u gebruiken?

Voor MKB-bedrijven die vrijwillig willen rapporteren zijn er meerdere geschikte standaarden beschikbaar. De keuze hangt af van uw ambitieniveau, de eisen van uw stakeholders en de beschikbare interne capaciteit.

VSME (Voluntary Sustainability Reporting Standard for non-listed SMEs): Ontwikkeld door EFRAG als vereenvoudigd alternatief voor de ESRS. De VSME bestaat uit een basisdeel en een uitgebreider narratief deel. Dit is de meest voor de hand liggende keuze als u later ook wil voldoen aan de eisen van grote CSRD-plichtige klanten, omdat de VSME aansluit bij de terminologie en structuur van de ESRS.

GRI-standaarden (Global Reporting Initiative): De GRI is wereldwijd de meest gebruikte rapportagestandaard voor duurzaamheid. GRI biedt een uitgebreid raamwerk voor sociaal, milieu- en governanceverslag. Voor MKB-bedrijven zijn met name de GRI-universele standaarden en een selectie van thematische standaarden relevant als startpunt.

Eigen rapportage op basis van meetbare indicatoren: Voor kleinere bedrijven met beperkte middelen kan ook een eenvoudig jaarlijks MVO-verslag in eigen bewoording een goede start zijn, mits het gebaseerd is op aantoonbaar meetbare indicatoren en openbaar toegankelijk is via de eigen website.

De bouwstenen van een goed MVO-verslag

Ongeacht de standaard die u kiest, bevat een effectief MVO-verslag altijd de volgende kernelementen:

• Organisatieprofiel: Wie bent u, wat doet u en wat zijn de kerncijfers van uw bedrijf (medewerkers, omzet, locaties, producten of diensten)?
• Materialiteitsanalyse: Welke duurzaamheidsthemas zijn het meest relevant voor uw bedrijf en uw stakeholders? Dit vormt de prioriteringsgrondslag voor de inhoud van uw verslag.
• Milieu-indicatoren: CO2-uitstoot (minimaal Scope 1 en 2), energieverbruik, watergebruik en afvalproductie. Jaar-op-jaar vergelijking maakt trends zichtbaar.
• Sociale indicatoren: Medewerkerstevredenheid, ziekteverzuim, diversiteit en inclusie, opleidingsuren en veiligheid op de werkvloer.
• Governance: Hoe is duurzaamheid verankerd in uw bestuur en besluitvorming? Wie is eindverantwoordelijk?
• Doelstellingen en voortgang: Welke doelen heeft u gesteld voor de komende jaren en hoe staat u er ten opzichte van het vorige verslagjaar?

Uw eerste MVO-verslag: een gefaseerde aanpak

U hoeft niet direct een uitputtend verslag te publiceren. Begin klein en bouw ieder jaar uit. Een gefaseerde aanpak werkt het beste voor het MKB. Stel eerst uw rapportageperiode vast en bepaal welke stakeholders u als doelgroep beschouwt. Voer vervolgens een eenvoudige materialiteitsanalyse uit via gesprekken met klanten, medewerkers en financiers. Stel daarna een basisset van vijf tot tien meetbare KPI's vast en begin systematisch met dataverzameling.

Schrijf in het eerste jaar een beknopt verslag van maximaal tien paginas en publiceer dit op uw website. Communiceer intern over de resultaten en betrek medewerkers actief bij de vervolgstappen. Bouw het verslag ieder jaar incrementeel uit richting de VSME-standaard.

Het allerbelangrijkste is consistentie. Een verslag dat ieder jaar op tijd verschijnt, ook als het nog niet perfect is, geeft stakeholders meer vertrouwen dan een perfect verslag dat slechts eenmalig wordt gepubliceerd. Begin vandaag met wat u nu heeft en verbeter ieder jaar.